Phiếu khảo sát nghiệp vụ y khoa và KSNK

Với từng nhóm, chốt hệ thống phải theo dõi theo cá thể, lô, bộ, gói, hay chỉ theo số lượng. Không được chọn một mức chung cho tất cả vì mức định danh quyết định khả năng truy xuất và kiểm kê.

Đính kèm sơ đồ hiện trạng và sơ đồ mong muốn. Đánh dấu nơi nhận bẩn, rửa thủ công, máy rửa, khu sạch, bàn kiểm tra/đóng gói, khu máy hấp/khử khuẩn, khu chờ BI, kho vô khuẩn, điểm giao nhận và đường vận chuyển.

Chốt tên trạng thái tiếng Việt/mã kỹ thuật và điều kiện chuyển trạng thái. Nếu tên nghiệp vụ tại đơn vị khác với đặc tả, ghi cả hai tên để tránh hiểu sai.

Chốt thao tác ngay sau khi sử dụng: loại bỏ vật sắc nhọn, mở khớp/tháo rời, loại bỏ chất bẩn nhìn thấy, giữ ẩm hay ngâm hóa chất, dùng thùng nào, dán nhãn gì, và ai chịu trách nhiệm khi khoa bàn giao muộn.

Đây là mục bắt buộc phải chốt theo từng hóa chất/đơn vị. Không ghi một công thức chung nếu các dụng cụ hoặc sản phẩm có IFU khác nhau.

Chốt hình thức quét và kiểm đếm: theo bộ, theo gói, theo cá thể; xử lý thiếu/thừa/lạc/hỏng/bẩn bất thường; cách xác định trách nhiệm; có cho phép nhận trước rồi hoàn tất biên bản sau không.

Với mỗi mẫu có lòng ống, khớp, răng, lưỡi cắt, vật liệu nhạy cảm hoặc yêu cầu tháo lắp riêng, cần có hướng dẫn thao tác. Xác nhận nội dung nào là hướng dẫn hiển thị và nội dung nào là điều kiện chặn.

Chốt chương trình tương thích theo máy và loại tải. Hệ thống chỉ nên cho chọn chương trình đã được phê duyệt cho thành phần của mẻ; mọi số liệu từ máy phải được nhập từ giao diện máy, file, bản in hoặc ảnh và phải phân biệt “máy ghi” với “người nhập”.

Chốt checklist theo bộ/mẫu/cá thể và test định kỳ theo máy/bàn rửa. Không dùng điểm checklist để thay thế tiêu chí an toàn nếu có dấu hiệu còn máu, mô, cặn, mùi, ẩm hoặc hỏng chức năng.

Chốt khi nào cho rửa lại, chuyển sửa chữa, đưa vào khay dụng cụ lạc, hủy hoặc mở sự cố. Cần phân biệt lỗi do quy trình, máy, hóa chất, người thao tác, vật liệu hoặc đã hỏng từ trước.

Chốt việc hệ thống hiển thị số lượng định mức, thứ tự xếp, ảnh bố trí, thành phần trọng yếu, mẫu thay thế hợp lệ và nguyên tắc khi thiếu/thừa. Gói đã đóng không được tự đổi theo phiên bản bộ mẫu mới.

Thông số phải được cấu hình theo từng loại bộ/bao bì/máy/phương pháp. Nếu bệnh viện dùng mức nội bộ khác mức tham khảo, bắt buộc nộp căn cứ và quyết định phê duyệt.

Chốt chỉ thị nào bắt buộc theo phương pháp, loại bộ, implant, PCD và quy trình nội bộ. Nội dung nhãn phải đủ để nhận diện nhưng không chứa dữ liệu người bệnh không cần thiết.

Khi thay đổi thành phần, bao bì, phương pháp hoặc mục đích sử dụng, hệ thống phải lưu bộ mẫu mới và giữ nguyên lịch sử. Chốt thời điểm hiệu lực và cách xử lý các bộ đang nằm ở khoa/kho.

Liệt kê theo từng máy và chương trình: hơi nước, plasma H₂O₂, EO, nhiệt khô (nếu được Hội đồng KSNK phê duyệt), hóa chất mức cao hoặc phương pháp khác. Không coi tên phương pháp là đủ; phải có điều kiện tương thích với vật liệu/tải.

Đánh dấu trường nào bắt buộc trước khi bắt đầu, trong khi chạy, sau khi kết thúc và trước khi giải phóng.

Chốt theo từng máy/chương trình/phương pháp và loại tải. Phân biệt “mức tối thiểu theo căn cứ” với “mức bệnh viện chọn cao hơn”. Nếu có implant, chốt quy tắc cách ly/chờ kết quả trước khi cấp phát.

Chốt một workflow cụ thể, không dùng từ “đạt” nếu chưa định nghĩa điều kiện. Xác định có một hay hai người xác nhận; có bắt buộc thẻ + PIN; trường hợp người vận hành có được là người giải phóng không.

Chốt phạm vi thu hồi: từ mẻ nào, từ lần BI âm tính gần nhất hay theo đánh giá khác; ai quyết định; cách khóa gói đang ở kho/khoa; cách thông báo; cách xử lý sau khi có kết quả điều tra.

Đơn vị có xử lý các trường hợp này không? Nếu có, không dùng luồng thường; cần quy trình riêng, người duyệt, phạm vi vật liệu, thông số theo IFU và xử lý sau sự cố.

Chốt cơ sở dùng hạn dùng theo thời gian hay theo sự kiện. Hạn trên nhãn chỉ là một điều kiện; gói phải còn nguyên vẹn, khô, sạch, đúng vị trí và không có sự kiện làm mất tính vô khuẩn.

Đây là các giá trị đang có trong đặc tả để khách hàng xác nhận lại; không tự động seed thành quy định. Chốt riêng kho CSSD, tủ khoa, xe cấp cứu, hộp chuyên dụng có phin lọc và từng loại bao bì.

Giá trị 18–22 °C, 35–60 %, cách sàn/tường/trần và tần suất ghi trong đặc tả là ứng viên cần chốt. Xác định thiết bị đo, hiệu chuẩn, vị trí đo, người đọc, ngưỡng cảnh báo, ngưỡng hành động và cách xử lý dữ liệu thiếu.

Chốt ai tạo yêu cầu, có lịch/định mức hay không, cách ưu tiên cấp cứu, cách chọn bộ thay thế, có giữ reservation hay không, khi thiếu thì phần mềm đề xuất nguồn bù nào.

Chốt hành động nào có giá trị xác nhận điện tử. Cần phân biệt “đã xuất khỏi CSSD”, “đang vận chuyển”, “khoa đã nhận”, “đã mở”, “đã dùng”, “trả bẩn”.

Chốt có quét khi mở gói không, có ghi người mở/người sử dụng/ca bệnh hay chỉ ghi khoa và thời điểm, xử lý gói mở nhưng không dùng, gói mở lần hai, gói thiếu thành phần và lấy dụng cụ từ bộ khác.

Đặc tả có các luồng bù thiếu, mượn giữa bộ, mở bộ khác để lấy dụng cụ, theo dõi nợ và mất dụng cụ. Cần chốt đây là quy trình chuyên môn, quy trình tài sản hay cả hai.

Xác nhận các chiều truy xuất mà khách hàng thực sự cần trong thời gian điều tra. Mỗi quan hệ cần có mã, thời điểm, người, vị trí và trạng thái; không chỉ lưu một cột “mã mẻ”.

Không chỉ quản lý tên máy. Chốt hồ sơ pháp lý/kỹ thuật, serial, phụ kiện, bảo hành, hợp đồng bảo trì, kiểm định/hiệu chuẩn, thẩm định lắp đặt/vận hành/hiệu năng, lịch sử sửa chữa và điều kiện đưa máy trở lại sử dụng.

Chốt cách quản lý theo chai/lô, ngày mở, ngày pha, người pha, nồng độ/thể tích thực tế, test hiệu lực và hạn dùng sau pha. Cần liên kết với tồn kho để chặn lô hết hạn hoặc bị thu hồi.

Chốt phạm vi phần mềm: chỉ theo dõi nhận/gửi giặt/nhập sạch/đóng gói hay quản lý cả quy trình giặt. Cần phân biệt số lượng loại vải với từng cá thể.

Phần mềm chỉ được cho phép tái xử lý khi hồ sơ quyết định của Hội đồng KSNK còn hiệu lực và đúng phạm vi. Cần theo dõi từng cá thể hoặc lô theo mức mà quyết định yêu cầu.

Danh mục mã sự cố nên ổn định để báo cáo theo thời gian; tên hiển thị, nhóm phụ và hướng dẫn xử lý có thể cấu hình. Chốt mức độ, thời hạn xử lý và sự cố nào được tự tạo từ giao dịch.

Chốt mục nào là checklist tạo động lực/nhắc việc và mục nào là điều kiện chặn giao dịch. Checklist có thể version; kết quả đã ghi phải giữ version cũ.

Có triển khai quan sát 5 thời điểm vệ sinh tay, loại cơ hội, số lần đúng/sai, loại người được quan sát, sản phẩm vệ sinh tay, khu vực và người quan sát không?

Nếu triển khai, cần danh mục khu vực theo nguy cơ, bề mặt tiếp xúc thường xuyên, hóa chất, nồng độ, thời gian tiếp xúc, tần suất, người làm, kiểm tra sau làm sạch và xử lý đổ máu/dịch.

Chốt có quản lý ca nhiễm khuẩn, định nghĩa ca theo hướng dẫn, mẫu số/ngày người bệnh/ngày thiết bị, khoa theo dõi, dữ liệu xét nghiệm và liên kết phẫu thuật/implant hay chỉ hỗ trợ điều tra từ mã gói.

Chốt ma trận SoD: người thực hiện, người kiểm tra, người phê duyệt và người được xem báo cáo. Không dùng một vai trò “nhân viên CSSD” cho mọi hành động có mức rủi ro khác nhau.